Wiele zmian czeka przedsiębiorców wraz z polską Ordynacją. Jest to najważniejsza reforma w polskim prawie podatkowym. Wprowadza wiele nowości w zakresie faktur elektronicznych od stycznia 2022 roku. Wprowadza także fakturę ustrukturyzowaną, czyli rodzaj e-faktury. Co będzie zawierała?
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur, platforma cyfrowa, która powstała pod patronatem Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, umożliwia przede wszystkim wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. Platforma pozwala również na przechowywanie faktur ustrukturyzowanych i oznaczanie ich numerem identyfikacyjnym w Krajowym Systemie e-Faktur. Użytkownik może również kontrolować poprawność danych pobieranych z faktur ustrukturyzowanych.
KSeF jest częścią Pakietu SLIM VAT 2, który powstał w wyniku nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług (29 października 2021 r.).
Kto może korzystać z KSeF?
Do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur uprawnionych jest sześć grup podmiotów: podatnik (podatnicy VAT, podmioty zwolnione z VAT, a także podatnicy zidentyfikowani w Polsce w ramach procedury szczególnej OSS), podmioty wskazane w Podatniku, organy egzekucyjne, osoby fizyczne wskazane w podmiotach, o których mowa w art. 106c u.p.t.u. W przypadku, gdy z prawa wskazania innego podmiotu wynikają przyznane uprawnienia, podmioty wskazane w Podatniku, organ egzekucyjny, osoby fizyczne wskazane w podmiotach, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT, osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT, osoby fizyczne wskazane w obwieszczeniu o udzieleniu i cofnięciu upoważnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Fakturowania. Osobami tymi są podatnik lub podmioty, o których mowa powyżej. 106c, uprawnione do tego systemu oraz podmioty niewymienione w pkt 1-5, wskazane do korzystania z Krajowego Systemu e-Fakturowania przez osoby fizyczne, jeżeli prawo to zostało im przyznane.
Jak korzystać z KSeF?
Faktury z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur można wystawiać na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest korzystanie z bezpłatnych aplikacji udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. Druga opcja to korzystanie z rozliczeń podatkowo-księgowych za pomocą komercyjnych narzędzi. Fakturownia jest świadoma zmian prawnych i zintegrowała nasze oprogramowanie z KSeF poprzez odpowiednie API.
Dowiedz się więcej o krajowym systemie e-faktur wchodząc na https://poradnikksef.pl/
Są usprawnienia czy są trudności?
O tym, czy przedsiębiorcy będą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, czy nie, zadecyduje ich wola. Ustawodawca chce, aby KSeF był powszechnym obowiązkiem dla wszystkich wystawców faktur po 1 stycznia 2023 roku.
Polaków, którzy na co dzień wystawiają faktury, nowe zasady fakturowania nie przyciągną. Dlaczego? Po pierwsze, nowe przepisy nie wprowadzają żadnych uproszczeń. Nowe e-faktury będą wymagały podania większej ilości informacji niż dotychczas. Trzeba przyznać, że nowe przepisy umożliwiają otrzymanie pewnych bonusów, jeśli w 2022 r. będą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Więcej o tych bonusach powiemy w dalszej części tekstu.
Co to jest faktura strukturyzowana?
Faktury strukturyzowane to faktury, które są wystawiane. Za datę wystawienia uważa się datę ich przesłania do KSeF przez podatników według wzoru dostępnego za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. W systemie tym nadawany jest numer identyfikujący fakturę.
Czy muszę wyrazić zgodę na rachunek strukturyzowany?
Za pomocą platformy KSef każdy przedsiębiorca może wystawić rachunek strukturyzowany. Nie jest konieczne, aby wszyscy wyrazili zgodę na jego otrzymanie. Ustawodawca nie przewidział jednolitego sposobu akceptacji e-faktury przez wszystkich. Można to zrobić w formie pisemnej lub ustnej.
Co zrobić, gdy kontrahent nie chce faktury strukturyzowanej? Po prostu ją wystaw. Następnie możesz przekazać ją nabywcy w sposób, który z nim uzgodniłeś (np. w formie papierowej). Faktura ta zachowa taką samą wartość jak faktura ustrukturyzowana, ponieważ będzie miała swoje ustawowe cechy (numer identyfikacyjny w Krajowym Systemie e-Faktur).
Mimo że do 2022 r. faktura ustrukturyzowana jest wystawiana na podstawie dobrej woli nabywcy, faktury korygujące faktury ustrukturyzowane będą musiały być składane za pomocą KSeF.
Uwagi dotyczące korekty
Na "zwykłej" fakturze nie ma obowiązku umieszczania dodatkowych informacji. Jeśli jednak wystawia korektę do faktury ustrukturyzowanej, będzie musiał podać dodatkowe informacje. Najważniejszy jest numer identyfikujący fakturę korygującą w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wraz z wprowadzeniem faktur ustrukturyzowanych znikną noty kredytowe. Nadal będzie można je wystawiać i otrzymywać poza KSeF. Na platformie Krajowego Systemu e-Faktur nie będą wystawiane faktury pro forma ani faktury VAT RR. Dokumenty te będą wystawiane wyłącznie na dotychczasowych zasadach.
Zobacz także: Polskie porządki. 10 rzeczy, które musisz wiedzieć, jeśli Twoja firma jest przedsiębiorcą (fakturownia.pl).
Faktury ustrukturyzowane mają wiele zalet
Ministerstwo Finansów chwali ujednolicone faktury elektroniczne i zachęca przedsiębiorców do ich stosowania. Wystawcy faktur strukturyzowanych otrzymają bonusy, które mają zachęcić do korzystania z tej metody wystawiania i otrzymywania faktur. Bonusy te obejmują:
Szybszy zwrot podatku VAT (w przeciwieństwie do wystawców "zwykłych" faktur, którzy muszą czekać na zwrot podatku VAT przez standardowy okres 60 dni; przedsiębiorcy korzystający z faktur ustrukturyzowanych otrzymają zwrot już po 40 dniach).
Możliwość rozliczania faktur korygujących wystawionych na podstawie faktur ustrukturyzowanych, bez konieczności sporządzania dokumentacji, o której mowa w art. 29a ust. 13. (zob. art. 29a par. 29a par. Obniżone faktury korygujące wystawione w formie faktury strukturyzowanej będą zawsze musiały być zapłacone przez sprzedawców w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione.
Rezygnacja z archiwizacji faktur - Wszystkie faktury pozostaną w systemie przez okres 10 lat.
Faktura ustrukturyzowana ma jeszcze jedną zaletę: e-faktury są wystawiane przy użyciu jednego szablonu. Dzięki temu łatwiej jest je śledzić. System KSeF umożliwia sprawdzenie, czy faktura została otrzymana przez klienta. Faktura będzie przechowywana w bazie danych, więc nie ma obawy, że ulegnie zniszczeniu. Nie ma też potrzeby wystawiania duplikatów. Warto dodać, że podatnicy wystawiający faktury w KSeF nie będą musieli wysyłać plików JPK_FA do urzędów skarbowych.
